Erfolgreiches Recruiting mit professionellem Bewerbermanagement

Definition – Was ist Recruiting?

Recruiting, auch Rekrutierung oder Personalbeschaffung genannt, ist der Prozess der Identifizierung, Anziehung, Auswahl und Einstellung von qualifizierten Kandidat:innen für offene Stellen im Unternehmen. In der Regel wird dieser Prozess und sein Management von der Personalabteilung übernommen, aber auch die einzelnen Fachabteilungen sind in wichtige Schritte der Personalfindung involviert.

Zum Recruiting-Prozess gehören die Bedarfsanalyse, das Erstellung von Stellenbeschreibungen, die Veröffentlichung von Stellenangeboten, das Sichten und Bewerten von Bewerbungen, Durchführung von Interviews sowie Bewerbungsgesprächen und Bewertung der Kandidat:innen, und schließlich auch das Onboarding der neuen Mitarbeiter:innen in das Unternehmen.

Das Ziel des Recruitings ist es, die besten Talente einzustellen, um den Erfolg des Unternehmens zu sichern. Denken Sie unbedingt auch an die Überwachung und Anpassung des Prozesses zur kontinuierlichen Verbesserung im Follow-up.

Wozu braucht man Recruiting-Tools?

Die passenden Mitarbeiter:innen zu finden und schließlich einzustellen ist ein sehr komplexer Prozess und bedarf viel Management durch den Arbeitgeber: Die Identifikation der geeigneten Kandidat:innen für die Stelle, große Bewerbermengen, hoher Zeitdruck zur Besetzung offener Stellen und die interne Kommunikation zur Abstimmung stellen viele Unternehmen vor große Herausforderungen im Recruiting. Dazu kommen auch noch gesetzliche Vorschriften und je nach Stelle und Position herrscht ein regelrechter Konkurrenzkampf um die besten Kandidat:innen. Das stellt eine angenehme Bewerbererfahrung in den Fokus, damit gute Bewerber:innen nicht vorzeitig abspringen. Hierbei unterstützen beispielsweise Möglichkeiten zur schnellen Bewerbung wie das One-Click-Bewerben oder ein kurzes und präzises Bewerberformular.

Auch das schnelle Finden von Informationen zum Ablauf des Bewerbungsprozesses und über die Kultur des Arbeitgebers sind ein wichtiger Schlüsselfaktor. Moderne Recruiting-Tools wie das Bewerben über WhatsApp verhelfen zu einem effizienten und zeitgerechten Umgang mit den Kandidat:innen. Bestenfalls gibt es für den gesamten Prozess noch eine aussagekräftige Erfolgsmessung. Um all dem gerecht zu werden, sind digitale Recruiting-Systeme die perfekte Lösung.

Was sind die Aufgaben eines Recruiting-Systems?

Ein Recruiting-System ist eine Softwareanwendung oder ein webbasiertes Tool, das Ihnen beim Management Ihres gesamten Bewerbungs- und Einstellungsprozesses hilft und Ihre Prozesse automatisiert.

Neben der internen Prozessoptimierung ist der zweite wichtige Faktor die Optimierung des Bewerbungserlebnisses für Ihre Kandidat:innen während und nach der Bewerbung auf eine Stelle. Ein positives Bewerbungserlebnis ist entscheidend für Ihr Unternehmensimage. Der Bewerbungsprozess wird in logische Schritte gegliedert und vereinfacht. Außerdem kann spielend leicht eine zielgruppenspezifische Ansprache erfolgen. Das sorgt für eine positive Candidate Experience – Ihr Unternehmen wird professionell und positiv wahrgenommen.

Die richtige Recruiting-Lösung hilft Ihnen dabei, jede Bewerbung effizient zu erfassen, einzuordnen und zu bewerten. Automatisierte Abläufe sparen sehr viel Zeit und der datengesteuerte Einstellungsprozess wird effizienter und transparenter. Diese Vereinfachung des Bewerbungsprozesses führt schließlich zu besseren Einstellungsentscheidungen.

Wie erkenne ich eine gute Recruiting-Software?

Das passende Bewerbermanagementsystem ist genau auf Ihre Bedürfnisse und Ihren Bewerbungsprozess zugeschnitten und einfach bedienbar. Optimalerweise ist die Software als Webanwendung von überall aus erreichbar und nicht nur auf dem Firmenrechner abrufbar, damit Sie jederzeit Einblick in Ihre Bewerbungsprozesse haben. Die Benutzerfreundlichkeit wird nicht nur für die Teammitglieder im Unternehmen von Vorteil, sondern das Bewerbermanagementsystem und die damit verbundene Kommunikation wird auch für Bewerber:innen leicht zugänglich und einfach zu bedienen sein. Außerdem verschafft es Ihnen folgenden Nutzen: 

Automatisierung Ihrer Prozesse
Die manuelle Überprüfung von Bewerbungen auf eine Stelle ist zeitaufwändig. Ein performantes Bewerbermanagementsystem automatisiert diesen Prozess, indem es Bewerbungen auf Ihre definierten Kriterien hin überprüft. Dadurch sparen Sie Zeit und können sich auf die vielversprechendsten Kandidat:innen konzentrieren.

Auch die Erstellung und Verbreitung von Stellenausschreibungen kann von einem guten Recruiting-Tool nahezu komplett automatisiert werden. Weiterhin kann die Recruiting-Software geeignete Vorschläge geben, auf welchen Jobbörsen die vakanten Stellen idealerweise ausgeschrieben werden sollten. 

Anlegen von Stellenanzeigen
Das Anlegen von Stellenanzeigen ist einer der ersten Schritte innerhalb des Bewerbermanegements. Dank Templates aus einem System wird es einfacher und schnell. Diese Templates enthalten schon die grundlegenden Elemente und Daten einer Stellenanzeige, wie die Stellenbezeichnung, Aufgaben und Verantwortlichkeiten, Anforderungen, Unternehmensinformationen und Kontaktinformationen. Durch die Verwendung von Templates sparen Unternehmen Zeit und stellen sicher, dass wichtige Informationen für die Bewerbung in den Anzeigen enthalten sind. Dies erleichtert auch die Einhaltung von Unternehmensstandards und die Schaffung einer konsistenten Employer Branding-Botschaft in den Stellenanzeigen. Moderne Stellenanzeigen-Templates erlauben das Hinzufügen von Videos und Bildern, um Bewerber:innen eine ansprechende und informative Darstellung der Stelle und des Unternehmens zu bieten. Durch die Verwendung von Vorlagen wird ebenfalls die Einhaltung des AGG (Allgemeines Gleichstellungsgesetz) durchgängig gesichert. 

Reichweitenerhöhung durch Multiposting
Eine integrierte Multiposting-Funktion (das gleichzeitige Veröffentlichen von Stellenanzeigen auf verschiedenen Plattformen) spart Zeit und Sie erzielen eine deutlich höhere Reichweite Ihrer Jobangebote. Ein einziges Anlegen der Stelle reicht aus. Das Tool übernimmt dann die automatische zeitgleiche Veröffentlichung auf mehreren passenden Jobbörsen. Zusätzlich wird die Performance über alle Stellenportale gemessen, um Ihre Cost-per-Hire zu optimieren. Multiposting bietet innerhalb des Bewerbermanagements Vorteile wie erhöhte Sichtbarkeit, Zeitersparnis, Kostenkontrolle und schnellere Besetzung von Stellen. Wird eine Ausschreibung geschlossen, so erfolgt automatisch die Deaktivierung auf den jeweiligen Stellenportalen.

Profilvergleich zum Abgleich Ihrer Top Kandidat:innen
Der Profilvergleich von Bewerbungen ist ein Prozess, bei dem die Qualifikationen, Erfahrungen und Fähigkeiten von Bewerber:innen miteinander verglichen werden, um die am besten geeigneten Kandidat:innen für eine Stelle auszuwählen. Dieser Vergleich ermöglicht es Unternehmen innerhalb des Bewerbermanagements, die besten Bewerber:innen zu identifizieren. Basierend auf den Anforderungen der Position und den Unternehmenszielen. Hierbei werden oft Kriterien wie berufliche Erfahrung, Ausbildung, Fähigkeiten, Persönlichkeitsmerkmale und kulturelle Passung berücksichtigt.

Der Profilvergleich kann auf verschiedene Arten durchgeführt werden, darunter manuelle Bewertungen durch Personalverantwortliche oder das Management oder die Verwendung von Software und Algorithmen, um Kandidatenprofile automatisch zu analysieren und zu bewerten. Unser effektiver Profilvergleich trägt dazu bei, Zeit und Ressourcen im Recruiting-Prozess zu sparen und sicherzustellen, dass die besten Talente für eine Stelle ausgewählt werden.

Verbesserte Zusammenarbeit
Mit einer guten Recruiting-Software können alle Teammitglieder, die am Bewerbungsprozess beteiligt sind, problemlos auf die Daten im Bewerbermanagement zugreifen und effizient Informationen austauschen. Dies fördert die Zusammenarbeit und verringert den Zeitaufwand für Absprachen und Datenübergaben. Die Teammitglieder können Bewertungen und Kommentare abgeben, sodass ihre Einschätzungen über einen Bewerber oder eine Bewerberin direkt für andere Mitarbeiter:innen sichtbar sind.

Management der Kandidatenbeziehung
Ein Bewerbermanagementsystem sorgt auch für eine hervorragende Außenwirkung Ihres Unternehmens. Es ermöglicht Ihnen, kontinuierlich und schnell den Kontakt zu vielversprechenden Kandidat:innen aufrechtzuerhalten. Mit der Integration von Bewerbungen über WhatsApp haben Sie die Möglichkeit, Kandidat:innen schnell und unkompliziert zu kontaktieren. So können Sie die Kandidatenbeziehung ganz einfach pflegen und die Erfahrung für den Bewerbenden angenehmer gestalten.

Moderne Kommunikationslösungen
Diesen Kontakt zu potenziellen Mitarbeiter:innen ermöglichen moderne Tools auch per WhatsApp Chat. Recruiting via WhatsApp ist unkompliziert. Statt klassischer Bewerbungsformulare bieten Sie Kandidat:innen einen Chat-basierten Kontakt in dem Medium, das Ihre Zielgruppe kennt und auch täglich nutzt. 

Analysen und Auswertungen
Eine gute Software sammelt fortlaufend Daten zur Effizienz Ihrer Prozesse und liefert umfassende Berichte. So lassen sich Trends erkennen, Probleme identifizieren und der Erfolg Ihrer Einstellungsstrategie wird messbar. Zudem erkennen Sie auf einen Blick, in welchem Stadium sich der Bewerbungsprozess der einzelnen Kandidat:innen befindet, und behalten durch Filtermöglichkeiten immer einen klaren Überblick der Fortschritte im Stellenbesetzungsprozess. 

Compliance und Datenschutz
Es ist unabdingbar, dass Ihr Einstellungsprozess den geltenden Datenschutzbestimmungen und Compliance-Vorschriften entspricht. Das verringert das Risiko von rechtlichen Problemen im Bewerbermanagement.

Kann man sein Recruiting auslagern?

Das Bewerbermanagement und die ständige Suche nach den besten Talenten ist zeit- und kostenintensiv. Es braucht jedoch ausgezeichnete Mitarbeiter:innen in einem Unternehmen, um wettbewerbsfähig zu bleiben. Das Outsourcing des Recruitings kann deshalb die beste Lösung und sehr effizient sein.

Ein Recruiting Dienstleister ist spezialisiert auf HR-Aufgaben zur Talentgewinnung und kann dadurch effizient Ihren Rekrutierungsprozess für Sie managen. User RPO-Service bietet eine umfassende Unterstützung bei allen Aspekten des Recruiting-Prozesses. Unsere hoch qualifizierten Recruiting-Expert:innen bringen eine Fülle von Fachwissen und Erfahrung in die Zusammenarbeit ein. Sie sind spezialisiert auf die Identifizierung, Anwerbung und Auswahl der besten Kandidaten, um sicherzustellen, dass Ihr Unternehmen die richtigen Talente gewinnt.

Unsere Mitarbeiterinnen verstehen die spezifischen Anforderungen Ihres Unternehmens und passen den Recruiting-Prozess entsprechend an. Sie analysieren Bewerbungsunterlagen, führen Vorstellungsgespräche, bewerten Fähigkeiten und Qualifikationen und sorgen dafür, dass die ausgewählten Kandidaten nicht nur fachlich, sondern auch kulturell zu Ihrem Unternehmen passen.

Mit ihrem umfassenden Know-how zum Bewerbermanagement tragen unsere Mitarbeiterinnen dazu bei, Ihre Personalbeschaffung zu optimieren, die Qualität Ihrer Einstellungen zu verbessern und den Erfolg Ihres Unternehmens langfristig zu steigern. Das kann die gesamte Bandbreite von der Stellenausschreibung über das Bewerbermanagement Outsourcing und die Vorauswahl bis hin zur Einstellung umfassen – oder nur die Teile der Personalbeschaffung, bei denen Sie Unterstützung brauchen.

Darüber hinaus werden dank unserer kompetenten inhouse IT-Abteilung die Prozesse unseres Systems flexibel an Ihre speziellen Anforderungen, und damit auch stetig an Ihre aktuellen Bedürfnisse, angepasst. Unser Recruiting-Service setzt eine moderne Recruiting-Software ein. Wenn Sie bereits eigene Tools zum Bewerbermanagement verwenden, können diese im Outsourcing übernommen werden. Die Implementierung einer speziell auf die Zusammenarbeit mehrerer Abteilungen und des Dienstleisters optimierten Software ist hier die Grundvoraussetzung für ein erfolgreiches Recruitment Process Outsourcing (RPO). Diese Software ermöglicht eine nahtlose Integration in bestehende Systeme, erleichtert den Informationsaustausch aller Daten im Bewerbungsprozess zwischen verschiedenen Teams und gewährleistet einen effizienten Ablauf während des gesamten Rekrutierungsprozesses.

Fazit

Recruiting ist ein fortlaufender, komplexer Prozess. Moderne Recruiting-Tools bieten umfangreiche Funktionen, um das Bewerbermanagement zu optimieren: Einen mehrstufigen Genehmigungsprozess für Stellen, das Verwalten und Bewerten von Bewerbungen, die Individualisierung von Bewerberkriterien, ein zentraler Speicherort für jede Bewerbung und dazugehörige Daten, automatische Datenerfassung, Analysefunktionen, Kommunikationstracking und Datenschutz. Außerdem ermöglichen Sie die Erstellung von Stellenanzeigen, die automatische Veröffentlichung auf Karriereseiten und die Pflege von Kandidatenpools. Die Kosten für Bewerbungsprozesse können mit Hilfe eines digitalen Bewerbermanagements gesenkt werden.

Neben digitalen Lösungen kann das Outsourcing Ihres Bewerbermanagements die beste Lösung sein, um intern für effiziente und erfolgreiche Entscheidungsprozesse und extern für eine optimierte Candidate Journey für Bewerber:innen zu sorgen. Durch CV Parsing werden Bewerberdaten systematisch analysiert und strukturiert, was die Vorselektion beschleunigt. Jobmatching-Technologien helfen dabei, die besten Kandidat:innen für die jeweiligen Positionen zu identifizieren, während Multiposting eine breitere Reichweite sicherstellt, indem Stellenanzeigen auf verschiedenen Plattformen veröffentlicht werden.