So gestalten Sie einen erfolgreichen Recruiting-Prozess

Definition – Was ist ein Recruiting Prozess?

Kurz gesagt umfasst ein Recruiting-Prozess alle Schritte von der Mitarbeitersuche eines Unternehmens bis zur Einstellung und dem Onboarding der passenden Kandidat:innen. Dieser Prozess besteht natürlich aus vielen einzelnen Schritten und ist entscheidend, um die besten Talente für das Unternehmen zu gewinnen. Außerdem stellt ein guter Recruiting-Prozess immer sicher, dass die Einstellungen den Unternehmenszielen und den individuellen Anforderungen an die jeweiligen Jobs entsprechen.

Ablauf – Welche Phasen gibt es in einem Recruiting-Prozess?

Ein Recruiting-Prozess sollte immer ein strukturierter Ablauf sein, um möglichst effizient qualifizierte Kandidat:innen für offene Stellen zu identifizieren, anzuwerben, auszuwählen und einzustellen. Der Recruiting-Prozess kann je nach Unternehmen variieren, lässt sich aber grundsätzlich in die folgenden neun Phasen unterteilen:

1. Bedarfsanalyse
   An erster Stelle steht die Identifikation der zu besetzenden Stellen. Dann kommt die Definition der Anforderungen für die jeweiligen Positionen. Dazu gehören die Qualifikationen, die fachlichen und persönlichen Fähigkeiten sowie Berufserfahrungen, die von der Person für die Stellenbesetzung gefordert werden.

2. Stellenbeschreibung
   Pro offener Position wird eine klare und präzise Stellenbeschreibung erstellt. Sie umfasst die Aufgaben, Verantwortlichkeiten, Anforderungen und Erwartungen für die Stelle und gibt einen ersten Einblick in Ihr Unternehmen. Auch mit Hilfe von künstlicher Intelligenz können sich heutzutage Stellenbeschreibungen effizient und einfach erstellen lassen.

3. Stellenausschreibung

Im nächsten Schritt werden die Stellenangebote auf Unternehmenswebseiten, Jobportalen und in sozialen Medien veröffentlicht. Diese Veröffentlichung kann durch ein modernes Tool, wie z.B. dem hidden professionals Bewerbermanagementsystem (BMS), in nur wenigen Schritten erfolgen. Mit einem guten Tool kann durchaus auf externe Dienstleister wie z.B. Headhunter verzichtet werden und Sie können Zusatzkosten einsparen. Für eine vollumfängliche Betreuung bieten wir bei hidden professionals auch unseren RPO-Service an. Kontaktieren Sie uns gerne.

4. Bewerbungseingang
   Nach Veröffentlichung der Stellenanzeige gehen die Bewerbungen und Lebensläufe der Kandidat:innen im BMS ein, wo sie zentral verwaltet und gespeichert werden. Mit einem modernen Tool reicht es aus Bewerbersicht aus, lediglich einen Lebenslauf hochzuladen. Ein Parsing-Tool liest dabei alle besetzungsrelevanten Daten aus und stellt sie mittels KI zur Verfügung.

5. Bewerberauswahl

In diesem Schritt werden alle Bewerbungen gesichtet und bewertet. Es folgt die Auswahl der besten Bewerber:innen, die zu einem Vorstellungsgespräch oder Assessment-Center eingeladen werden. Ein modernes Tool wie unseres bietet Ihnen zur Unterstützung ein integriertes Jobmatching, in dem die Erfahrungen und Kompetenzen mit den Anforderungen der Stelle mittels KI übereinandergelegt und bewertet werden.

6. Auswertung der Interviews

Die Bewerbungsgespräche und andere Evaluationsmaßnahmen wie z. B. Aufgabenproben werden von der Personalabteilung und zuständigen Fachkräften beurteilt, um herauszufinden, welche potenziellen neuen Mitarbeiter:innen am geeignetsten sind.

7. Angebote und Verhandlungen

Der beste Kandidat oder die beste Kandidatin wird ausgewählt, und es wird ein Angebot unterbreitet. Gegebenenfalls folgen darauf Gehaltsverhandlungen und der Vertragsabschluss.

8. Onboarding

Nach Vertragsabschluss ist der Recruiting-Prozess noch nicht beendet. Jetzt gilt es, die neuen Mitarbeitenden ins Team zu integrieren. In einem gut geplanten Onboarding-Prozess findet die Einführung des neuen Mitarbeitenden in das Unternehmen, die Übergabe aller relevanten Informationen zum Job, Schulungen und die Integration in das Team statt.

9. Feedback und Verbesserung

Unternehmen sollten kontinuierlich ihren Rekrutierungsprozess überprüfen und bewerten, um Verbesserungen vorzunehmen und sicherzustellen, dass er effizient und effektiv ist.

Um den Recruitingprozess an neue Zeiten anzupassen und zu verbessern, können Sie:

• Mobile Recruiting und KI nutzen
• Datenanalyse für Prozessoptimierung einsetzen
• Ihr Arbeitgeberimage stärken
• Flexible Arbeitsmodelle berücksichtigen
• Soziale Medien für das Recruiting nutzen
• Vielfalt und Inklusion fördern
• Bewerberfeedback einholen
• Mitarbeiter im Recruiting schulen und entwickeln
• Strategien für die Rekrutierung von Fachkräften entwickeln

Diese Anpassungen helfen Ihnen, talentierte Bewerber:innen anzuziehen und sich den Veränderungen in der Arbeitswelt anzupassen.

Hierfür können auch Feedbacktools nützlich sein. Auch wir bei hidden professionals bieten Feedbacktools an und stehen immer im engen Kontakt mit den Unternehmen, um eine transparente und zuverlässige Kommunikation zu ermöglichen.

Welche Tools erleichtern den Recruiting-Prozess?

Der Rekrutierungsprozess ist ein komplexes und zeitintensives Verfahren, das viele Ressourcen in der Personalabteilung und den einzelnen Fachabteilungen erfordert. Moderne Softwarelösungen können diesen Prozess allerdings enorm verschlanken und einen Großteil der Arbeitsschritte automatisieren. Dazu stehen Recruiter:innen einige digitale Lösungen zur Verfügung:

• Recruiting-Software
• Bewerbermanagementsoftware
• Karriereseiten und Karriereportale
• Stellenportale

Wie kann man den Einstellungsprozess optimieren?

Ein optimierter Recruiting-Prozess ist entscheidend, um qualifizierte Talente anzuziehen und die internen Abläufe möglichst effizient zu gestalten. Um zu prüfen, ob Ihr Einstellungsprozess optimal läuft und mögliche Schwachstellen aufzudecken, sollten Sie folgende Schritte beachten:

Klare Rekrutierungsstrategie

Entwickeln Sie als erstes eine klare Rekrutierungsstrategie, die die Verwendung geeigneter Rekrutierungskanäle und -methoden festlegt. Dies umfasst die Nutzung von Unternehmenswebseiten, Karriereportalen, Jobportalen, sozialen Medien, Mitarbeiterempfehlungen und mehr.

Bedarfsanalyse und klare Stellenbeschreibungen

Beginnen Sie mit einer gründlichen Bedarfsanalyse in Zusammenarbeit mit der Fachabteilung, um sicherzustellen, dass Sie die genauen Anforderungen und Qualifikationen für die offene Position verstehen. Erstellen Sie klare und detaillierte Stellenbeschreibungen, die die Erwartungen und Verantwortlichkeiten kommunizieren.

Nutzung von Technologie und BMS

Investieren Sie in geeignete HR-Technologie, einschließlich einem BMS. Dieses Tool hilft, Bewerbungen effizient zu verwalten, den Überblick über Kandidat:innen zu behalten und die Kommunikation zu verbessern.

Zeitmanagement

Stellen Sie sicher, dass der Rekrutierungsprozess effizient abläuft, um Bewerber:innen nicht unnötig warten zu lassen. Dies kann die Festlegung von Zeitrahmen für jeden Schritt und die Koordination von Zeitplänen für Bewerbungsgespräche und die Entscheidungsfindung einschließen.

Bewerberkommunikation
Halten Sie die Kommunikation zu den Bewerber:innen aufrecht, indem Sie zeitnah auf die Bewerbungen antworten und informieren Sie auch über den aktuellen Status sowie die nächsten Schritte im Bewerbungsprozess. Eine transparente Kommunikation hinterlässt selbst bei abgelehnten Bewerber:innen einen positiven Eindruck von Ihrem Unternehmen.

Bewertung und Auswahl

Implementieren Sie standardisierte Auswahlverfahren und Bewertungskriterien, um die Qualität und Konsistenz der Auswahlentscheidungen sicherzustellen. Dabei sollte sowohl die Personalabteilung als auch die jeweilige Fachabteilung miteinbezogen werden.

Mitarbeiterbeteiligung
Ermutigen Sie Ihre Mitarbeiter:innen, aktiv bei der Stellenbesetzung zu helfen, indem Sie Mitarbeiterempfehlungsprogramme einführen. Ihre Mitarbeiter:innen verfügen über den besten Eindruck der zu besetzenden Stelle und können bei der Kandidatenfindung eine entscheidende Rolle spielen.

Kontinuierliche Überprüfung und Verbesserung
Analysieren Sie regelmäßig die Erfolge Ihres Rekrutierungsprozesses, um Engpässe und ineffiziente Abläufe zu identifizieren. Dabei können Ihnen Recruiting-Tools mit datenbasierten Auswertungen helfen.

Fazit

Ein erfolgreicher Rekrutierungsprozess ist der Schlüssel zur Anwerbung von Top-Talenten und zur Sicherung des langfristigen Erfolgs Ihres Unternehmens. Mit unserem BMS und unserer Recruiting-Software können wir Ihnen viel Arbeit abnehmen und Prozesse effizienter machen. Wir bieten Ihnen an, Ihre Einstellungsverfahren regelmäßig zu überprüfen und bei Bedarf anzupassen, da sich sowohl die internen Abläufe als auch die Wünsche der Bewerber:innen stetig weiterentwickeln.