So gestalten Sie einen erfolgreichen Recruiting-Prozess

Definition – Was ist ein Recruiting Prozess?

Kurz gesagt umfasst ein Recruiting-Prozess alle Schritte von der Mitarbeitersuche eines Unternehmens bis zur Einstellung und dem Onboarding der passenden Kandidat:innen. Dieser Prozess besteht natürlich aus vielen einzelnen Schritten und ist entscheidend, um die besten Talente für das Unternehmen zu gewinnen. Außerdem stellt ein guter Recruiting-Prozess immer sicher, dass die Einstellungen den Unternehmenszielen und den individuellen Anforderungen an die jeweiligen Jobs entsprechen.

Ablauf – Welche Phasen gibt es in einem Recruiting-Prozess?

Ein Recruiting-Prozess sollte immer ein strukturierter Ablauf sein, um möglichst effizient qualifizierte Kandidat:innen für offene Stellen zu identifizieren, anzuwerben, auszuwählen und einzustellen. Der Recruiting-Prozess kann je nach Unternehmen variieren, lässt sich aber grundsätzlich in die folgenden neun Phasen unterteilen:

1. Bedarfsanalyse
   An erster Stelle steht für Recruiter die Identifikation der zu besetzenden Stellen. Dann kommt die Definition der Anforderungen mit allen wichtigen Informationen für die jeweilige Position. Dazu gehören die Qualifikationen, die fachlichen und persönlichen Fähigkeiten sowie Berufserfahrungen, die von den Kandidat:innen für die Stellenbesetzung gefordert werden. Also alle wichtigen Daten für die Stellenanzeige.
2. Stellenbeschreibung
   Pro offener Position wird eine klare und präzise Stellenbeschreibung erstellt. Sie umfasst die Aufgaben, Verantwortlichkeiten, Anforderungen und Erwartungen für die Stellen und gibt einen ersten Einblick in Ihr Unternehmen. Auch mit Hilfe von künstlicher Intelligenz können sich heutzutage Stellenbeschreibungen effizient und einfach erstellen lassen.
3. Stellenausschreibung
   Im nächsten Schritt werden die Stellenangebote vom Arbeitgeber auf Unternehmenswebseiten, Jobportalen und in sozialen Medien für die Suche der Zielgruppe veröffentlicht. Diese Veröffentlichung der Anzeige kann durch ein modernes Tool, wie z.B. dem hidden professionals Bewerbermanagementsystem (BMS), in nur wenigen Schritten erfolgen. Mit einem guten Tool kann durchaus auf externe Dienstleister wie z.B. Headhunter verzichtet werden und Sie können externe Kosten einsparen. Für eine vollumfängliche Betreuung der Suche bieten wir bei hidden professionals auch unseren RPO-Service an für Ihre Recruiting Maßnahmen an. Kontaktieren Sie uns gerne.
4. Bewerbungseingang
   Nach Veröffentlichung der Stellenanzeige gehen die Bewerbungen und Lebensläufe der Kandidat:innen online im BMS ein, wo die Daten zentral verwaltet und gespeichert werden. Mit einem modernen Tool reicht es aus Bewerbersicht aus, lediglich einen Lebenslauf online hochzuladen. Ein Parsing-Tool liest dabei alle besetzungsrelevanten Daten aus und stellt sie in kurzer Zeit mittels KI zur Verfügung. Keine lange Suche, keine aufwendige Bewerbung – das Tool erleichtert dem Arbeitgeber passendes Personal zur Stellenanzeige zu finden.
5. Bewerberauswahl
   In diesem Schritt werden alle Bewerbungen gesichtet und bewertet. Es folgt die Auswahl der besten Bewerber:innen für die Stellen, die zu einem Vorstellungsgespräch oder Assessment-Center eingeladen werden. Ein modernes Tool wie unseres bietet Ihnen zur Unterstützung ein integriertes Jobmatching, in dem alle Informationen wie die Erfahrungen und Kompetenzen mit den Anforderungen der Stelle mittels KI übereinandergelegt und bewertet werden. Das spart viel Zeit und Arbeit beim Abgleichen der Daten potentieller Mitarbeiter:innen.
6. Auswertung der Interviews
   Die Bewerbungsgespräche und andere Evaluationsmaßnahmen wie z. B. Aufgabenproben werden für jede Stelle von der Personalabteilung und zuständigen Fachkräften beurteilt, um herauszufinden, welche potentiellen neuen Mitarbeiter:innen am geeignetsten sind.
7. Angebote und Verhandlungen
   Als nächster Schritt wird der beste Kandidat oder die beste Kandidatin ausgewählt und es wird ein passendes Angebot für das Gehalt unterbreitet. Gegebenenfalls folgen darauf Gehaltsverhandlungen und schließlich der erfolgreiche Vertragsabschluss.
8. Onboarding
   Nach Vertragsabschluss ist der Recruiting-Prozess noch nicht beendet. Jetzt gilt es, die neuen Mitarbeitenden ins Team zu integrieren. In einem gut geplanten Onboarding-Prozess findet die Einführung des neuen Mitarbeitenden in das Unternehmen, die Übergabe aller relevanten Informationen zum Job, Schulungen und die Integration in das Team statt.
9. Feedback und Verbesserung
   Unternehmen sollten kontinuierlich ihren Rekrutierungsprozess inklusive aller Maßnahmen des Unternehmens überprüfen und bewerten, um wichtige Verbesserungen vorzunehmen und sicherzustellen, dass er gut ist. Das bedeutet, dass er die richtigen Kanäle abdeckt, effizient ist, Kosten spart und schließlich Erfolg bringt.

Um den Recruitingprozess an neue Zeiten anzupassen und zu verbessern, können Sie:

• Mobile Recruiting und KI nutzen
• Datenanalyse für Prozessoptimierung einsetzen
• Ihr Arbeitgeberimage stärken
• Neue, flexible Arbeitsmodelle berücksichtigen
• Soziale Medien für das Recruiting nutzen
• Vielfalt und Inklusion fördern
• Bewerberfeedback einholen
• Mitarbeiter im Recruiting schulen und entwickeln
• Strategien für die Rekrutierung von Fachkräften entwickeln

Diese Anpassungen helfen Ihnen, talentierte Bewerber:innen anzuziehen und sich den Veränderungen in der Arbeitswelt anzupassen.

Hierfür können auch Feedbacktools nützlich sein. Auch wir bei hidden professionals bieten Feedbacktools an und stehen immer im engen Kontakt mit den Unternehmen, um eine transparente und zuverlässige Kommunikation zu ermöglichen.

Welche Tools erleichtern den Recruiting-Prozess?

Der Rekrutierungsprozess ist ein komplexes und zeitintensives Verfahren, das viele Ressourcen in der Personalabteilung und den einzelnen Fachabteilungen erfordert. Moderne Softwarelösungen können diesen Prozess allerdings enorm verschlanken und einen Großteil der Arbeitsschritte automatisieren. Dazu stehen Recruiter:innen einige digitale Lösungen zur Verfügung:

• Recruiting-Software
• Bewerbermanagementsoftware
• Karriereseiten und Karriereportale
• Stellenportale

Wie kann man den Einstellungsprozess optimieren?

Ein optimierter Recruiting-Prozess ist entscheidend, um qualifizierte Talente anzuziehen und die internen Abläufe möglichst effizient zu gestalten. Um zu prüfen, ob Ihr Einstellungsprozess optimal läuft und mögliche Schwachstellen bei der Beschaffung von Personal aufzudecken, sollten Sie folgende Schritte beachten:

Klare Rekrutierungsstrategie
Entwickeln Sie für Ihre Personalbeschaffung als Erstes eine klare Rekrutierungsstrategie, die die Verwendung geeigneter Rekrutierungskanäle und -methoden festlegt. Dies umfasst die Nutzung von Unternehmenswebseiten, Karriereportalen, Jobportalen, sozialen Medien, Mitarbeiterempfehlungen und mehr.

Bedarfsanalyse und klare Stellenbeschreibungen
Beginnen Sie mit einer gründlichen Bedarfsanalyse für die Stellen in Zusammenarbeit mit der Fachabteilung, um sicherzustellen, dass Sie die genauen Anforderungen und Qualifikationen für die offene Position finden und verstehen. Erstellen Sie klare und detaillierte Stellenbeschreibungen, die die Erwartungen und Verantwortlichkeiten kommunizieren.

Nutzung von Technologie und BMS
Investieren Sie in geeignete HR-Technologie, einschließlich einem BMS. Dieses Tool nimmt Ihnen Zeit und Arbeit ab und hilft, Bewerbungen effizient zu verwalten, den Überblick über neue Kandidat:innen zu behalten und die Kommunikation zu verbessern.

Zeitmanagement
Stellen Sie sicher, dass der Rekrutierungsprozess effizient abläuft, um Bewerber:innen nach der Bewerbung nicht unnötig warten zu lassen. Dies kann die Festlegung von Zeitrahmen für jeden Schritt und die Koordination von Zeitplänen für Bewerbungsgespräche und die Entscheidungsfindung einschließen.

Bewerberkommunikation
Halten Sie die Kommunikation zu den Bewerber:innen aufrecht, indem Sie zeitnah auf die Bewerbungen antworten und informieren Sie auch über den aktuellen Status sowie die nächsten Schritte im Bewerbungsprozess. Eine transparente Kommunikation ab dem Zeitpunkt der neuen Bewerbung hinterlässt selbst bei abgelehnten Bewerber:innen einen positiven Eindruck von Ihrem Unternehmen.

Bewertung und Auswahl
Implementieren Sie standardisierte Auswahlverfahren und Bewertungskriterien, um die Qualität und Konsistenz der Auswahlentscheidungen sicherzustellen. Dabei sollte sowohl die Personalabteilung als auch die jeweilige Fachabteilung für die jeweiligen Stellen miteinbezogen werden.

Mitarbeiterbeteiligung
Nutzen Sie wichtige, interne Recruiting Kanäle und ermutigen Sie Ihre Mitarbeiter:innen, aktiv bei der Stellenbesetzung zu helfen, indem Sie Mitarbeiterempfehlungsprogramme einführen. Ihre Mitarbeiter:innen verfügen durch ihren Job über den besten Eindruck der zu besetzenden Stelle und können bei der Kandidatenfindung gut eine entscheidende Rolle spielen.

Kontinuierliche Überprüfung und Verbesserung
Analysieren Sie regelmäßig die Erfolge Ihres Rekrutierungsprozesses, um Engpässe bei Mitarbeitern und ineffiziente Abläufe zu identifizieren. Dabei können Ihnen Recruiting-Tools mit datenbasierten Auswertungen helfen.

Fazit

Ein erfolgreicher Rekrutierungsprozess ist der Schlüssel zur Anwerbung von neuen Top-Talenten, Besetzung von Stellen und damit zur Sicherung des langfristigen Erfolgs Ihres Unternehmens. Mit unserem BMS und unserer Recruiting-Software können wir Ihnen viel interne Arbeit abnehmen und Prozesse effizienter machen. Wir bieten Ihnen an, Ihre Einstellungsverfahren regelmäßig zu überprüfen und bei Bedarf anzupassen, da sich sowohl die internen Abläufe als auch die Wünsche der Bewerber:innen stetig weiterentwickeln. So sichern wir langfristig Ihren Erfolg.